Kiedy gość czeka w Twojej recepcji, jak długo może tam siedzieć? Czy istnieje określony czas, w którym czekanie staje się nie do zaakceptowania?

Recepcje to często ruchliwe miejsca, a rola recepcjonisty jest trudna. Ważne jest, aby śledzić, jak długo poszczególne osoby siedzą na krzesłach w recepcji, aby uniknąć przypadkowego pozostawienia kogoś tam zbyt długo.

To może być jeszcze bardziej skomplikowane zadanie, gdy jest kilka osób czekających!

Ogólnie rzecz biorąc, gość nie powinien czekać dłużej niż 10 minut. Jeśli istnieje potencjalne opóźnienie, np. osoba, na którą czeka, spóźnia się, recepcjonista powinien podejść do tej osoby i wyjaśnić jej opóźnienie, a następnie regularnie się z nią kontaktować. W ten sposób osoba ta nie czuje, że o niej zapomniano. Należy również zaoferować jej poczęstunek, aby zapewnić jej komfort. To jest zwykła obsługa klienta.

Zdarzają się również sytuacje, w których osoba ma umówione spotkanie i przybywa na recepcję wcześniej. W takim przypadku zasady są nieco inne. Jeśli można dostać je zobaczyć trochę wcześniej, a następnie zrobić. Jednak w takiej sytuacji nie ma nic złego w czekaniu na umówioną wizytę. Recepcjonista musi po prostu wspomnieć o tym, że są wcześniej (w możliwie najgrzeczniejszy sposób) i zaoferować im poczęstunek podczas oczekiwania.

Nie ma stałej ilości czasu, który jest "zbyt długi". Dziesięciominutowa granica nie jest niczym innym, jak tylko granicą. Istnieją niezliczone sytuacje, które mogą pojawić się w ciągu dnia, ale ważne jest, aby użyć swojej oceny i być ostrożnym z czasem staje się zbyt długo. Recepcjonista musi również mieć oko na gościa i sprawdzić, czy nie ma żadnych oznak, że staje się on zirytowany czekaniem, np. mowa ciała, chlipanie, wzdychanie itp.

Wygodna i spokojna recepcja to idealne miejsce do siedzenia i czekania. Dlatego tak ważne jest, aby zaprojektować recepcję w najlepszy możliwy sposób. Bardziej komfortowo jest czekać w przyjemnym otoczeniu niż gdzieś, gdzie znajdują się kanapy biurowe z lumpeksu i ciemna atmosfera!

Utrzymywanie kogoś w oczekiwaniu na niepotrzebną ilość czasu spowoduje, że gość będzie miał złe wrażenie o Tobie jako firmie. Tak więc, chociaż nie ma ścisłej reguły, użycie odrobiny zdrowego rozsądku jest najlepszą opcją.